广东省山海源慈善基金会档案管理制度

广东省山海源慈善基金会

档案管理制度

为规范广东省山海源慈善基金会（以下简称基金会）档案管理，增强基金会档案的实用性和有效性，结合基金会实际，特制定本制度。

一、档案归档范围

基金会的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、决定、委托书、协议、合同、项目方案、立项建议书、项目活动通知等具有保存价值的文件或文书资料（包括电子文书）及相关影像资料。

二、基金会的档案管理

基金会的文书档案管理和财务档案由资源信息管理部负责并指定专人管理。

三、资料的收集与整理

（一）按照档案归档范围，各部门承办人应及时送交档案管理人员集中统一管理。

（二）档案管理人员要及时将基金会各种门类和载体的文件、材料收集齐全，并按照相关规定及时归档和整理。

（三）按照民间组织管理局的有关要求，设置档案目录及其他检索工具，并保证档案装具统一，符合国家标准。

（四）凡重要文件必须放置办公室档案专柜。

（五）基金会应确保档案装具及保存档案设施的充足、档案库房面积的充足。

四、档案的借阅

（一）理事长、副理事长、秘书长、理事、监事、部门经理，借阅档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

（二）因工作需要，基金会的其他人员需借阅档案时，需提交档案借阅申请，由资源信息管理负责人审批，办理档案借阅手续。

（三）档案借阅者必须做到：爱护档案，保持整洁，严禁涂改。注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

本办法自发布之日起执行。